Bisnis tanpa sistem bagai negara tanpa undang-undang. Betapa tidak? Sistem merupakan pengaturan dalam alur bisnis yang dapat membantu bisnis berjalan dengan lancar. Apalagi kalau bisnis tengah berkembang dengan staf-staf yang semakin banyak jumlahnya. Maka, sistem akan membantu untuk menjalankan komando dan koordinasi pada masing-masing staf yang ada dalam bagian bisnis.
Apa yang terjadi kalau bisnis tidak dilengkapi dengan sistem yang baik? Bersiap-siaplah alur kerja jadi kacau dan ketidakpuasan staf yang terlibat akan semakin tinggi karena ketidakjelasan peran dan kemana mereka harus berkoordinasi setiap kali ada masalah. Miskomunikasi dan miskoordinasi akan membuat penyelesaian masalah tertunda dan jadi berlarut-larut.
Membangun sistem bisa dibilang seperti pepatah ‘berakit-rakit ke haluan, berenang-renang ke tepian.’ Sulit dan merepotkan pada awalnya, tapi begitu sistem terbentuk, alur kerja juga akan berjalan dengan sendirinya. Berikut tips-tips membangun sistem yang bisa berguna :
- Menetapkan visi dan misi
Setiap bisnis seharusnya punya visi. Misalkan, visi dalam bisnis makanan adalah menjadi pelopor dalam makanan bernutrisi. Atau portal berita mungkin memiliki visi untuk menjadi penyedia informasi yang cepat dan akurat, dan seterusnya. Upaya mencapai visi dilakukan melalui misi, yaitu cara yang harus dilakukan untuk mencapai visi yang kita punya. Selanjutnya, kita akan mudah mem-breakdown sistem yang diinginkan dengan berpedoman pada visi bisnis kita.
- Menganalisa kebutuhan organisasi bisnis
Setiap organisasi atau industri mempunyai kebutuhan yang berbeda. Tidak heran struktur juga bisa berbeda-beda, begitu pula dengan departemen-departemen yang diperlukan untuk menjalankan perusahaan. Sistem dalam bisnis kita ini tentunya harus bersinergi dengan kebutuhan organisasi, supaya tujuan kita dalam bisnis tercapai.
- Menggunakan strategi pembentukan sistem
Membangun sistem juga membutuhkan strateginya sendiri. Banyak teori-teori untuk ini yang dapat kita manfaatkan. Sebagai contoh, business model generation, yaitu salah satu alat untuk mempermudah kita untuk memahami alur kerja bisnis dan memahami konsumen. Teori ini memiliki 9 komponen, yaitu customer segments, value proposition, channels, customer relationship, key resources, key activities, key partnership, dan cost structures. Dengan komponen ini, dibentuk business model canvas yang membantu kita membangun sistem yang kita inginkan.
- Diskusikan dengan staf
Jangan lupa bahwa staf atau partner kerja adalah komponen penting untuk kelancaran bisnis kita. Membangun sistem artinya menyesuaikan kebutuhan kita dengan mereka dalam hal menjalankan bisnis. Diskusi ini tidak perlu dilakukan secara langsung untuk membentuk sistem, tapi kita bisa mendiskusikan kebutuhan-kebutuhan dan pendapat para staf sebagai permulaannya.
