Karyawan yang termotivasi, memiliki keterampilan, dan semangat kerja tinggi akan berdampak langsung pada produktivitas dan pencapaian target perusahaan. Salah satu cara yang banyak dipilih perusahaan adalah dengan mengundang motivator atau trainer eksternal untuk memberikan inspirasi, pelatihan, dan wawasan baru bagi karyawan.

Namun, banyak pimpinan perusahaan atau HRD yang masih bingung: bagaimana sebenarnya cara yang tepat untuk mengundang motivator atau trainer eksternal?

Berikut adalah panduan praktis mengundang trainer atau motivator eksternal:

1. Tentukan Tujuan dan Kebutuhan Training

Sebelum mencari motivator atau trainer, perusahaan harus menjawab pertanyaan:

• Apa yang ingin dicapai dari sesi ini? Apakah meningkatkan motivasi kerja, membangun teamwork, meningkatkan skill penjualan, atau memperkuat leadership?
• Siapa peserta yang akan mengikuti? Apakah semua karyawan, tim sales, atau level manajerial?

Dengan tujuan yang jelas, perusahaan akan lebih mudah menemukan trainer yang tepat dan sesuai bidangnya.

2. Cari dan Seleksi Motivator atau Trainer yang Tepat

Ada banyak motivator dan trainer di Indonesia, mulai dari yang fokus pada motivasi, penjualan, leadership, hingga service excellence. Beberapa cara menemukan yang tepat adalah:

• Referensi dari kolega atau partner bisnis.
• Pencarian online melalui website resmi, artikel, atau media sosial.
• Melihat portofolio trainer: perusahaan apa saja yang pernah ditangani, topik yang dikuasai, serta testimoni dari klien sebelumnya.

Pilihlah trainer yang gaya penyampaian dan pengalamannya sesuai dengan kultur perusahaan Anda.

3. Hubungi dan Diskusikan Kebutuhan

Setelah menentukan kandidat, langkah berikutnya adalah menghubungi mereka atau manajemennya. Biasanya, motivator atau trainer profesional memiliki tim manajemen atau manager personal yang membantu mengatur jadwal, kontrak, dan kebutuhan teknis.

Saat berdiskusi, sampaikan dengan jelas:

• Profil singkat perusahaan dan jumlah peserta.
• Tujuan training atau seminar.
• Durasi acara (misalnya 2 jam seminar, 1 hari training, atau program berkelanjutan).
• Harapan khusus, seperti aktivitas interaktif, role play, atau materi customized sesuai industri.

4. Bahas Detail Teknis dan Biaya

Mengundang motivator eksternal biasanya memiliki struktur biaya yang bervariasi, tergantung pada:

• Reputasi dan pengalaman motivator.
• Durasi dan lokasi acara.
• Jumlah peserta.
• Kebutuhan khusus (misalnya materi custom, modul pelatihan, atau follow-up session).

Selain honorarium, pastikan juga membicarakan fasilitas yang perlu disiapkan perusahaan seperti akomodasi, transportasi, atau perlengkapan presentasi (sound system, proyektor, dan panggung).

5. Buat Perjanjian dan Konfirmasi Jadwal

Setelah ada kesepakatan, sebaiknya dituangkan dalam surat perjanjian/kontrak kerja sama untuk menghindari miskomunikasi. Kontrak biasanya mencakup:

• Detail kegiatan (tema, waktu, lokasi).
• Honorarium dan pembayaran.
• Hak dan kewajiban kedua belah pihak.
• Pembatalan dan reschedule jika terjadi keadaan darurat.

Konfirmasi jadwal jauh-jauh hari, karena motivator terkenal biasanya memiliki agenda yang padat.

6. Persiapkan Peserta dan Fasilitas

Sesi motivasi atau training akan lebih berdampak jika peserta sudah dipersiapkan sebelumnya. Beberapa tips:

• Kirim pengumuman resmi agar peserta antusias.
• Berikan gambaran singkat tentang topik atau siapa motivatornya.
• Siapkan fasilitas ruangan yang nyaman, peralatan audio-visual, dan kebutuhan teknis lainnya.

7. Evaluasi Hasil Training

Setelah acara selesai, lakukan evaluasi:

• Apakah tujuan tercapai?
• Bagaimana respon peserta terhadap materi dan penyampaian motivator?
• Apa yang bisa ditindaklanjuti untuk program berikutnya?

Evaluasi ini penting agar perusahaan dapat menilai manfaat nyata dari pelatihan eksternal dan merencanakan sesi selanjutnya dengan lebih baik. Dan yang paling penting adalah foolow up setelah training agar materi yang telah disampaikan tidak sekedar menjadi knowledge, namun juga dipraktekkan sehingga terjadi perubahan.

Mengundang motivator atau trainer eksternal bukan hanya tentang menghadirkan sosok pembicara inspiratif, tetapi juga tentang strategi investasi jangka panjang dalam pengembangan SDM perusahaan. Dengan langkah yang tepat mulai dari menentukan tujuan, memilih trainer yang sesuai, hingga mengevaluasi hasil, perusahaan Anda dapat memaksimalkan dampak positif dari setiap sesi pelatihan.