Apa itu Kick Off Meeting?
Kick off meeting adalah sebuah pertemuan yang diadakan biasanya di awal sebuah proyek, atau di awal tahun. Pertemuan ini mengumpulkan seluruh orang yang terlibat dalam proyek tersebut. Kick Off Meeting bisa diadakan secara online maupun offline. Dalam meeting ini, akan diambil keputusan bagaimana sebuah proyek dilaksanankan, Mulai dari target, goal, motivasi hingga strategi.
Apa Pentingnya Kick Off Meeting?
Dalam memulai sebuah proyek, kick-off meeting adalah pertemuan yang sangat penting. Karena dalam Kick Off Meeting betujuan memastikan setiap orang yang terlibat dalam project tersebut paham dengan jelas, apa tujuan project, menetapkan target, apa pentingnya mensukseskan project tersebut dan strategi untuk mensukseskan project tersebut. Begitu pentingnya kick off meeting, makanya banyak perusahaan mengadakan kick off meeting di awal tahun. Dalam pertemuan ini seluk beluk proyek akan dibahas, agar target yang dicanangkan dapat tercapai.
Bagaimana Cara Mengadakan Kick Off Meeting Yang Sukses?
1. Jangan Berasumsi bahwa semua orang sudah tahu
Jangan berasumsi bahwa setiap orang memiliki pemahaman mendasar yang sama. Pastikan setiap orang paham, dengan cara menjabarkan lagi poin poin penting dalam menyelesaikan proyek ini. Proses ini akan jadi lebih bermakna jika dilakukan dengan interaktif. Libatkan peserta, jangan biarkan mereka hanya duduk diam dan mendengarkan saja.
Ulangi dan tegaskan sekali lagi poin poin yang penting. Berikan kesempatan pada setiap orang untuk menuliskan solusi, ide dan terobosan baru. Jangan dihakimi, tampung dulu semua ide dan gagasan baru untuk memancing kreatifitas. Baru kemudian putuskan mana yang sesuai dan dapat diterapkan dalam proyek tersebut. Dan jangan lupa lakukan follow up dan eksekusi untuk setiap terobosan yang telah diputuskan.
2. Pastikan setiap orang punya pemahaman yang sama tentang Sukses
Pastikan goal nya jelas, ada batas waktu dan terukur. Jack Wellch, Best CEO Abad ini mengatakan, segala sesuatu yang bisa diukur, bisa ditingkatkan. Pastikan semua paham visi dan misi dari proyek tersebut. Sehingga setiap orang tau dengan jelas, apa yang harus dilakukan untuk mencapai goal tersebut dan dapat saling berkolaborasi dan bekerja sama.
3. Pastikan setiap orang memiliki semangat dan motivasi yang kuat untuk mencapai goal
Percuma punya goal, jika tidak setiap orang semnagat untuk mencapai goal tersebut. Maka pastikan setiap anggota team memiliki mindset yang positif tentang goal tersebut, memiliki tujuan dan alasan yang sangat kuat untuk mencapai goal. Maka kinerja setiap orang akan lebih maksimal dan produktif.
Begitu pentingnya motivasi, sehingga tidak jarang perusahaan menghadirkan motivator untuk memperkuat motivasi anggota team. Karena yang paling penting adalah why -nya. kalau alasan untuk sukses sudah kuat, maka akan ketemu How -nya.
Yakinkan setiap orang bahwa mereka akan melakukan hal yang benar dan mulia. Yakinkan agar mereka menaruh semua hati, tenaga dan pikiran untuk menyelesaikan proyek tersebut.
4. Akhiri dengan Komitmen
Bangun aura positif dan optimisme yang kuat. Serta keyakinan yang kuat bahwa Yakin PASTI BISA!
Dan minta komitmen dari seluruh peserta untuk menyelesaikan proyek dengan sungguh sungguh dan semangat hingga akhir. Komitmen artinya suka duka, apapun yang terjadi tetap dijalani. Jika rintangan menghadang, tetap semangat dan pantang menyerah. Meski situasi sulit , tidak medukung, tetap berjuang. Jika ketemu kegagalan, bangkit lagi, bangkit terus hingga sukses.
Selamat mengadakan Kick Off Meeting. Dan semoga proyek proyek anda dapat selesai dengan sukses.
